چگونه به عنوان یک محقق زمان خود را مدیریت کنید: تعادل بین کار و زندگی
این مقاله از زبان Maya Gosztyla نقل شده است و در سایت نیچر منتشر شده است:
هنوز دو سال از مقطع کارشناسی ارشد نگذشته بود که فرسودگی را احساس کردم. ساعت‌های زیادی را در آزمایشگاه سپری می‌کردم، اما نگران بودم که پیشرفت رضایت‌بخشی نداشته باشم. خستگی ناشی از کار بیش از حد باعث شد که من شلخته باشم و بهره وری من را مختل کند و یک چرخه معیوب ایجاد کند.
تجربه من منحصر به فرد نیست. یک نظرسنجی در سال ۲۰۲۲ نشان داد که ۷۰٪ از دانشجویان تحصیلات تکمیلی بیش از ۴۰ ساعت در هفته کار می کنند و ۶۸٪ در حفظ تعادل کار و زندگی مشکل دارند. و طبق بررسی حقوق و مشاغل ۲۰۲۱ نیچر، تقریباً نیمی (۴۵٪) از دانشمندان در تمام مراحل شغلی علائم فرسودگی شغلی و کار بیش از حد را گزارش می کنند.
استراتژی‌های مدیریت زمان را قبلا امتحان کردید اما نتیجه نگرفتید؟
استراتژی‌های مدیریت زمان می‌توانند به افزایش ساعات کاری کمک کنند، اما همچنین می‌توانند فرهنگ بهره‌وری بیش از حد و ناسالم را ترویج کنند یا به عنوان یک باند کمکی برای پوشاندن محیط‌های تحقیقاتی سمی عمل کنند. مدیریت زمان نباید در مورد به حداکثر رساندن میزان کاری باشد که می توانید در روز خود بگذرانید. در عوض، باید به شما کمک کند تا اهداف حرفه ای خود را بدون قربانی کردن رفاه شخصی اولویت بندی کنید.
در مورد من، این به معنای بازنگری در ساختار روزها، هفته‌ها و ماه‌هایم بود. با الهام از دانشمند علوم کامپیوتر کال نیوپورت، نویسنده کتاب Deep Work در سال ۲۰۱۶، ساعات کاری خود را در آزمایشگاه به میزان قابل توجهی کاهش دادم که سلامت روحی و جسمی من را بهبود بخشید. با این حال من کاهش قابل توجهی در بهره وری ندیده ام. برای استفاده موثرتر از زمان و اولویت بندی مهم ترین کارهایم، اهدافم را در سه مقیاس زمانی دنبال می کنم.
سطح ۱: چشم انداز وسیع
برنامه ریزی با در نظر گرفتن چشم انداز وسیع شامل اهداف بلندمدت است. برای دانشجویان تحصیلات تکمیلی، این ممکن است شامل زمان ایده آل شما برای فارغ التحصیلی، یادگیری مهارت های خاص یا یک هدف کاری باشد. برای یک استاد محقق، ممکن است تکمیل پروژه‌ها، درخواست بودجه یا بهبود مهارت‌های تدریس و راهنمایی باشد.
یکی از ابزارهای مورد علاقه من برای برنامه ریزی چشم انداز وسیع، نمودار گانت است، یک نوع نمودار میله ای افقی که جدول زمانی پروژه را ترسیم می کند (Microsoft Excel و Google Sheets دارای الگوهایی برای ایجاد این نمودار هستند). من مدت کوتاهی پس از پیوستن به آزمایشگاه برای مقطع دکتری یک نمودار گانت ایجاد کردم و آن را چند بار در سال به روز می کنم. این شامل جدول زمانی برای آزمایش های کلیدی، کنفرانس های مهم، نقاط عطف برای برنامه دکتری و کارهای جانبی من است.
برای جلوگیری از حواس پرتی از کارهای روزمره، نمودار گانت خود را در جایی برجسته نگه دارید، مانند یک تابلوی اعلانات نزدیک میزتان.
سطح ۲: ترم تحصیلی
در پایان هر ترم تحصیلی، برنامه ای برای سه ماه آینده یا ترم بعدی بنویسید که سه عنصر را در نظر می گیرد:
بازتاب
در سه ماهه قبل چه اهدافی را تعیین کردید؟ آیا آنها را به انجام رساندید؟ چرا و چرا نه؟
پیش بینی
چه رویدادها، تعهدات و مهلت هایی در این دوره در پیش است؟
اولویت بندی کنید
چه اهدافی را برای این سه ماهه تعیین خواهید کرد؟ کدام یک را در اولویت قرار خواهید داد؟
اهداف شما برای چند ماه آینده باید از اهداف چشم انداز وسیع ناشی شوند و به آنها کمک کنند. اینها ممکن است شامل تکمیل آزمایشات خاص، نوشتن مقاله یا درخواست کمک مالی یا آماده شدن برای تدریس یک دوره باشد. تنظیم اهداف تحقیقاتی خود در کنار سایر تعهدات آتی (انتصابات دستیار آموزشی، تعهدات کمیته و غیره) به شما کمک می کند تا انتظارات معقولی داشته باشید.
یکی از ابزارهایی که می تواند در این سطح مفید باشد، برد Kanban است که ستون هایی با برچسب های مختلف برای دسته بندی و ردیابی وظایف یا پروژه ها در اختیار شما قرار می دهد. ممکن است وظایفی را بر اساس وضعیت (مانند “در حال انجام”، “برای انجام هرچه سریعتر”، “برای انجام در ماه آینده” و “شروع نشده”) یا اولویت (بالا، متوسط و پایین) تعیین کنید. چندین ابزار آنلاین، تابلوهای کانبان را ارائه می دهند، از جمله Trello و Notion. از طرف دیگر، می‌توانید با استفاده از چسباندن یادداشت ها ، یک برد به صورت سنتی درست کنید.
سطح ۳: روزانه یا هفتگی
برای برنامه‌ریزی دقیق، می‌توانید از یک برنامه‌ریز روزانه استفاده کنید، اما من ترجیح می‌دهم در مقیاس زمانی هفتگی کار کنم، زیرا تحقیقات من اغلب شامل آزمایش‌هایی است که چندین روز طول می‌کشد. در هر صورت، می‌توانید اسلات‌های خاصی را برای هر کار اختصاص دهید، که به عنوان مسدود کردن زمان شناخته می‌شود، یا از فهرست‌های کارها استفاده کنید.
مسدود کردن زمان برای برنامه‌ریزی آزمایش‌ها پیرامون سایر تعهدات و برای سازمان‌دهی پروتکل‌ها در چند روز ایده‌آل است. برای کارهایی که حداقل ۳۰ دقیقه برای تکمیل آنها نیاز است بهترین کار را انجام می دهد. تنها چیزی که نیاز دارید یک برنامه ریز الکترونیکی یا کاغذی است. به خاطر داشته باشید که طرح شما باید انعطاف‌پذیر باشد: اگر آزمایشی بیش از حد انتظار طول بکشد یا اگر ویراستاران مجله درخواست بازبینی نسخه‌های خطی را در یک مقیاس زمانی محدود کنند، باید این تغییرات را رعایت کنید.
فهرست کارها شما را از برنامه ریزی هر کار جزئی نجات می دهد و می تواند به شما کمک کند تا کارهای کوچک اما مهم را به شما یادآوری کند. با این حال، آنها برای کارهای طولانی‌تری که چندین ساعت طول می‌کشد یا چندین روز طول می‌کشد، ایده‌آل نیستند. بدون مسدود کردن زمان‌های خاص، پیش‌بینی منطقی بودن لیست کارهای فوری شما ممکن است دشوار باشد.
عملی بودن برنامه
در اینجا نحوه استفاده من از این سه عنصر در عمل آمده است.
ابتدا تصمیم بگیرید که چند ساعت در هفته راحت هستید که کار کنید. این کاملاً شخصی است – اجازه ندهید پاسخ شما تحت تأثیر تصورات شما از افراد دیگر قرار گیرد. هرگونه قرار ملاقات ثابت مانند کلاس یا جلسه را در نظر بگیرید.
دوم، برای فوری ترین و مهم ترین کارها زمان اختصاص دهید. سعی کنید کارهای تکراری (مانند خواندن مقالات، تهیه مطالب سخنرانی یا ریختن برنامه هفته آینده) را در زمان مشخصی در هر هفته برنامه ریزی کنید. در نهایت، هر زمان باقیمانده را با کارهایی که اولویت کمتری دارند، از جمله پاسخ دادن به ایمیل‌ها، سفارش لوازم و غیره پر کنید.
مجموعه: مدیریت زمان
اگر نمی‌توانید تمام کارهایی را که می‌خواهید انجام دهید در ساعات اختصاص داده شده بگنجانید، گزینه‌های شما این است که کارهای باقی مانده را به تأخیر بیندازید یا آنها را به طور کامل حذف کنید. به تعویق انداختن چند کار خوب است، اما این کار را با احتیاط انجام دهید، در غیر این صورت ممکن است لیست وظایف خود را به کل از بین ببرید!
اگر وظیفه ای به اهدافی که در برنامه های بلندمدت و دوره تحصیلی خود بیان کرده اید کمک نمی کند، کاندیدای حذف است. برای کارهای تحقیقاتی، تصور روایتی که قصد دارید در مقاله آینده خود بگویید مفید است: آیا این آزمایش به آن کمک می کند یا خارج از محدوده آن است؟
همانطور که به نظر می رسد ساده است، این استراتژی نحوه گذراندن وقت من را کاملاً تغییر داده است. وقتی می‌توانستم به وضوح ببینم که آنها در برنامه من قرار نمی‌گیرند یا به اهدافم کمک نمی‌کنند، رد کردن تعهدات جدید آسان‌تر است. من منتور بهتری برای محققان دوره کارشناسی خود شده‌ام و فضایی را برای سرگرمی‌ها، سلامتی و زندگی اجتماعی خود ایجاد کرده‌ام.
در عین حال، تحقیقات من ساده تر است. من آزمایش جدیدی را شروع نمی‌کنم تا زمانی که خودم را متقاعد کنم که هم لازم است و هم بهترین طرح آزمایشی را برای آزمایش فرضیه‌ام دارد. با نگاهی به گذشته، بسیاری از آزمایش‌هایی که زمانی مرا تا دیروقت در آزمایشگاه نگه می‌داشتند، هرگز به چاپ شدن در یک ژورنال معتبر ختم نمی‌شوند. آنها اغلب ضعیف طراحی شده و یا غیر ضروری بودند.
وقتی برای زمان خود ارزش قائل هستیم، آن را عاقلانه تر صرف می کنیم.
منبع:
